5 Wege, eine Mitarbeiter-App zu verteilen

Sie haben eine Enterprise-App für Ihre Mitarbeiter entwickelt bzw. durch eine Agentur entwickeln lassen. Nun wollen Sie diese App Ihren Mitarbeitern zur Verfügung stellen. Im Kern haben Sie dafür fünf Optionen. Welche die richtige für Sie ist, hängt vor allem auch von Ihrer App ab.

Möglichkeit 1. Öffentliche App-Stores

Nicht lachen. Natürlich können Sie Ihre Mitarbeiter-App im App-Store von Apple oder in Google-Play veröffentlichen. Die Commerzbank macht das zum Beispiel mit ihrem Mitarbeitermagazin „Commerzbanker“. Vorteil: Sie brauchen keine eigene Infrastruktur und Ihre Entwickler müssen sich nicht mit dem abweichenden Prozess für die interne Verteilung auseinandersetzen. Eventuell zahlt die App sogar auf Ihr Image ein.

Nachteil: Die App, die eigentlich nur für Ihre Mitarbeiter gedacht ist, wird auch für Personen außerhalb Ihres Unternehmens sichtbar. Wenn die App Informationen enthält, die Ihr Unternehmen nicht verlassen sollen, ist das nicht nur ein Sicherheitsproblem. Je nach App könnte Ihre Marke auch beschädigt werden oder Sie müssen sich mit Leuten auseinander setzen, die Zugang zu Ihrer internen App verlangen. Davon ab: Sie müssen durch den Standard-Review-Prozess des Store-Betreibers, und mit der Ablehnung von bestimmten Features sowie mit den üblichen Wartezeiten leben.

Möglichkeit 2. Google Play Private Channel

Sie können sich einen privaten Kanal innerhalb von Google Play einrichten. Das macht Sinn, wenn drei Voraussetzungen erfüllt sind: Ihre Mitarbeiter-App ist für Google-Android konzipiert. UND Ihr Unternehmen hat ein Konto für Google Apps for Business, Education oder Government. UND die Zielgruppe Ihrer Mitarbeiter-App ist mit den Nutzern dieses Kontos kongruent.

Für die meisten größeren Unternehmen in Deutschland ist der Google Play Private Channel nur eine theoretische Option – zumal ein vergleichbarer Mechanismus für iOS nicht existiert.

Google Play for Work, das diese Woche vorgestellt wurde, ist übrigens nur eine neue Schnittstelle, die MDM-Anbietern die Verteilung von Apps auf Android-Geräte unterschiedlicher Hersteller erleichtern soll. Siehe Möglichkeit 5.

Möglichkeit 3. Geschützte Website

Wollen Sie Ihre Firmen-App nicht öffentlich publizieren, ist eine geschützte Website die technisch einfachste Variante.  Für Apple iOS und Windows Phone Apps müssen Sie dafür über das iPhone Developer Program Enterprise bzw. Windows Phone Dev Center / Symantec Ihre Identität bestätigen und ein spezielles Zertifikat ausstellen lassen. Wenn Ihre Entwickler die App mit diesem Zertifikat signieren, werden die Geräte Ihrer Mitarbeiter Ihre App auch ausführen.

Unter Android fehlt dieser Sicherheitsmechanismus. Hier müssen Sie Ihre Mitarbeiter dazu kriegen, „unbekannte Quellen“ in den Systemeinstellungen zuzulassen (mit übrigens messbar negativem Effekt auf die Verbreitung Ihrer App).

Außer eines Webservers brauchen Sie für diese Verteilungsvariante keine weitere Infrastruktur. Ihre Mitarbeiter werden allerdings nicht automatisch über Aktualisierungen informiert. Sie können problematische Apps auch nicht deaktivieren.

Haben Sie wirklich nur eine App und nicht so viele Mitarbeiter, ist das durchaus ein gangbarer Weg. Sie sollten dann aber zumindest einen rudimentären Update-Mechanismus in Ihre App einbauen lassen.

Möglichkeit 4. Firmeneigener App-Store

Für firmeneigene App-Stores gibt es viele Namen: Enterprise App-Store, Enterprise App Catalog, Mobile App Management, Company Hub. Im Kern funktionieren sie wie öffentliche App-Stores: Ihre Mitarbeiter greifen auf die publizierten Apps mit Hilfe einer nativen oder web-basierten mobilen App zu.

Das Grundprinzip: Ihre Apps liegen auf einer geschützten Website. Nur nicht direkt im Dateisystem, sondern in einer Datenbank. Sie werden über betriebssystemspezifische Standardmechanismen installiert. Funktionen wie Updates oder Jailbreak-Erkennung werden über eine Library realisiert, die in Ihre Apps integriert wird. Entweder während der Entwicklung als SDK oder nach Abschluss der Entwicklung als in die Binärdatei injizierter Code (s.g. „Wrapping“).

Einen solchen Enterprise App-Store können Sie selbst bauen (wie z.B. Genentech und Kimberly-Clark). Oder Sie wählen eine individualisierbare Musterlösung wie sie incapptic mit „Catalog“ anbietet. „Catalog“ berücksichtigt die besonderen rechtlichen Rahmenbedingungen in Deutschland (Mitbestimmung, BDSG, TMG etc.). In den USA gibt es weitere Anbieter, etwa Apperian und App47.

Ein Enterprise App-Store ist der richtige Weg, wenn Sie Mitarbeiter erreichen wollen, deren Geräte Sie mit Hilfe eines MDM-Systems nicht verwalten können oder wollen (z.B. BYOD oder Handels-/Service-Partner). Und wenn die Veröffentlichung in öffentlichen App-Stores ausscheidet.

Möglichkeit 5. Mobile Device Management

MDM-Systeme verbinden sich mit den Geräten Ihrer Mitarbeiter über die dafür in den Betriebssystemen vorgesehenen MDM-Schnittstellen. Sie erlauben bis zu einem gewissen Grad die Überwachung und Steuerung dieser Geräte. So kann Ihre Unternehmens-IT beispielsweise überprüfen, welche Apps auf den angebundenen Geräten sind, und gestohlene Geräte sogar komplett fernlöschen (remote wipe).

Über die MDM-Schnittstellen lassen sich Apps installieren, aktualisieren und entfernen. Moderne MDM-Systeme verfügen daher in der Regel über eine auf diesen Schnittstellen abgestützte Enterprise App Store Funktionalität (etwa AirWatch, Mobile Iron oder IBM/Fibrelink MaaS360).

Die Vorteile dieses Verteilungswegs für die IT-Abteilung sind eine stärkere Kontrolle über die Apps. Und: MDM ist der einzige Weg, über den man interne iOS Apps wirklich deinstallieren kann.

Nachteil ist, dass genau diese Kontrollmöglichkeiten der Firmen-IT viele Mitarbeiter abschreckt (big brother is watching you) und eher dafür sorgt, dass sie die Firmen-Apps unsympathisch finden, als Kontrollmedium erleben.

Dennoch: MDM ist ein guter Weg, um Mitarbeiter Apps zu verteilen, wenn ausschließlich an das MDM-System angeschlossene Geräte erreicht werden sollen (die Mitarbeiter also tatsächlich nur mit Firmenhandys arbeiten, private Geräte nicht zugelassen sind).

Mischformen sind natürlich möglich. Es gibt Unternehmen, die einen Enterprise App-Store unabhängig von einem vorhandenen MDM-System betreiben, also im Sinne eines Best-of-Breed-Ansatzes agieren. Und für unterschiedliche Zielgruppen eben auch unterschiedliche Systeme anbieten: für die Privat-Geräte der Mitarbeiter einen Enterprise App-Store und MDM für die unternehmenseigene Geräte.

Mein Fazit:

Suchen Sie sich einen Weg aus, der Ihren Zielen entspricht. Aber suchen Sie nicht zu lange. Wie gesagt, am Ende kommt es auf Ihre App an. Fail fast 

P.S. Von Gartner gibt es zu diesem Thema die lesenswerte Studie „Use the Mobile App Mix to Choose an Enterprise App Store Strategy“ (bekommt man kostenlos bei Apperian). Und die Übersicht der wichtigsten MDM Anbieter „Magic Quadrant for Enterprise Mobility Management Suites“ (kostenlos bei AirWatch und beiMobile Iron).